Wie trail top.legal in Rekordzeit zur ISO/IEC 42001-Zertifizierung verhalf

Case Study: Wie trail top.legal in Rekordzeit zur ISO/IEC 42001-Zertifizierung verhalf

Übersicht

Kunde: top.legal

Branche: Legal Tech (Contract Lifecycle Management)

Unternehmensgröße: 15 Mitarbeiter

Firmensitz: München, Deutschland

Projektdauer: 12 Wochen

Produkt: trail KI-Governance Plattform (B2B SaaS Plattform)

Zertifizierungsstelle: SGS

Ausgangssituation

top.legal ist ein innovatives Legal-Tech-Unternehmen mit Sitz in München, das eine KI-gestützte Vertragsmanagement-Plattform für Rechts-, Vertriebs-, Einkaufs- und HR-Teams entwickelt. Die Lösung nutzt modernste generative KI-Modelle, um Unternehmen bei der Analyse, Prüfung und Aktualisierung von Verträgen zu unterstützen – und positioniert das Unternehmen damit als Anbieter eines KI-Systems.

Mit steigenden Anforderungen der Kunden an vertrauenswürdige und verantwortungsvolle KI erkannte top.legal, dass eine formale Zertifizierung nach ISO/IEC 42001 nicht nur das interne Governance-Framework stärkt, sondern auch einen klaren Wettbewerbsvorteil schafft. Einer ihrer wichtigsten Unternehmenskunden hatte die Zertifizierung zudem zur Bedingung für die Zusammenarbeit gemacht – was sie zu einem entscheidenden Sales-Enabler mit sofortigem ROI machte.

Um die Geschäfts- und Compliance-Ziele unter hohem Zeitdruck zu erreichen, arbeitete top.legal mit trail zusammen – einer führenden Plattform für KI-Governance, die unter anderem auf die Implementierung und Zertifizierung nach ISO/IEC 42001 spezialisiert ist.

Die Herausforderung

Die größte Herausforderung bestand darin, die Zertifizierung in kürzester Zeit zu erreichen, ohne die Qualität oder Wirksamkeit des Managementsystems zu gefährden. Das Unternehmen musste:

• Die ISO/IEC 42001-Zertifizierung schnellstmöglich erlangen, um einen strategisch wichtigen Kundenvertrag zu sichern;
• Den neuen Standard für AI Management Systeme (AIMS) verstehen und effizient umsetzen;
• Ein AIMS aufbauen, dessen Prozesse von Mitarbeitenden konsequent gelebt werden, um Nachhaltigkeit und Effektivität sicherzustellen;
• KI-Risikomanagement und Governance in bestehende Qualitäts- und Sicherheitsprozesse integrieren;
• Eine Zertifizierungsstelle schnell auswählen, um Projektfristen einzuhalten;
• Dokumentation und Nachweiserfassung straffen, ohne das kleine Team zu überlasten oder zu stark vom Tagesgeschäft abzulenken.

Die Lösung

Gemeinsam mit trail startete top.legal ein strukturiertes, technologiegestütztes Implementierungsprojekt mithilfe von trail's KI-Governance Softwarelösung.

Auswahl der Zertifizierungsstelle:

Bereits in der ersten Woche unterstützte trail den Auswahlprozess für die Zertifizierungsstelle. Mehrere Optionen wurden anhand von Erfahrung, Reputation, Flexibilität und Kosten evaluiert. Die Wahl fiel auf SGS, die weltweit größte Zertifizierungsgesellschaft – dank ihrer hohen Glaubwürdigkeit, Verfügbarkeit und modernen Herangehensweise. So konnten sowohl Geschwindigkeit als auch Qualität des Audit-Prozesses sichergestellt werden.

Implementierung der KI-Governance:

Mit der trail-Plattform konnte top.legal effizient ein vollständiges AI Management System (AIMS) gemäß den Anforderungen der ISO/IEC 42001 aufbauen. Die Funktionen der Plattform boten:

✅ Klare Struktur & Transparenz
Ein geführter Überblick über alle Normanforderungen mit vorkonfigurierten Workflows, die jede Anforderung mit den entsprechenden Kontrollen, Aufgaben und Nachweisen verknüpfen.

✅ KI-gestützte Automatisierung
Teilautomatisierte Erstellung von KI-Richtlinien, Risikobewertungen und Dokumentation des organisatorischen Kontexts – mit einer Reduktion des manuellen Aufwands um rund 80 %.

✅ Beschleunigte Compliance-Reise
Eingebaute und anpassbare Vorlagen, Fortschrittsverfolgung und Nachweis-Mapping halfen dem Team, im Zeitplan zu bleiben und sich sicher auf das Audit vorzubereiten.

✅ Expertenpartnerschaft
Trails ISO 42001-Spezialisten arbeiteten eng mit top.legal zusammen – interpretierten die Norm, halfen bei der Integration von KI-Risikomanagement in bestehende Prozesse und bereiteten die externe Prüfung mit SGS vor. Die Kombination aus tiefer Expertise und praxisnaher Beratung stellte sicher, dass keine Zeit für Fehlinterpretationen verloren ging.

Vorgehensweise bei der Umsetzung

Phase 1: Planung & Auswahl der Zertifizierungsstelle
trail begleitete den Auswahlprozess und unterstützte top.legal dabei, sich innerhalb einer Woche für SGS zu entscheiden. Das Projekt startete unmittelbar danach.

Phase 2: Gap-Analyse & Systemeinrichtung
Gemeinsam mit den Experten von trail führte top.legal eine Gap-Analyse durch, kartierte bestehende Governance-Praktiken auf die ISO 42001-Anforderungen und konfigurierte die Plattform entsprechend der Unternehmensstruktur und KI-Anwendungsfälle.

Phase 3: Implementierung von Richtlinien & Risikomanagement
Wichtige Dokumente wie KI-Richtlinien, Rollen- und Verantwortlichkeitsdefinitionen sowie Risiko- und Wirkungsbewertungen wurden über die trail-Plattform erstellt – in geführten Workshops mit den trail-Experten und dem Management von top.legal.

Phase 4: Audit-Vorbereitung & Zertifizierung
Mit dem Audit-Modul und der Unterstützung des Expertenteams von trail absolvierte top.legal den internen Audit und die externe Prüfung durch SGS erfolgreich – die Zertifizierung gelang direkt beim ersten Versuch.

Das Ergebnis

✔️ ISO/IEC 42001-Zertifizierung in nur 12 Wochen

‍✔️ Sofortiger ROI – Zertifizierung ermöglichte den Abschluss eines wichtigen Kundenvertrags

✔️ Reibungslose Zusammenarbeit mit SGS, der weltweit führenden Zertifizierungsstelle

✔️ Deutlich reduzierter manueller Aufwand durch KI-gestützte Dokumentationsautomatisierung

✔️ Volle Transparenz und Struktur über alle KI-Governance-Prozesse hinweg

✔️ Positionierung als Vorreiter für verantwortungsvolle KI im Legal-Tech-Sektor

“trail hat uns geholfen, die ISO 42001-Zertifizierung schnell und souverän zu erreichen. Der Mehrwert war von Anfang an klar – die Zertifizierung brachte uns einen entscheidenden Kunden. Die Plattform machte komplexe Anforderungen greifbar, und die KI-gestützten Tools sowie das engagierte Expertenteam verwandelten Compliance in einen Wettbewerbsvorteil.”

— Alexander Baron, Geschäftsführer bei top.legal

Über trail

trail ist ein B2B-SaaS-Unternehmen, das Organisationen dabei unterstützt, ihre KI-Systeme verantwortungsvoll zu steuern, zu überwachen und zu skalieren. Mit ihrem KI-Governance Tool und einem kompetenten Team aus ISO 42001- und KI-Risikomanagement-Experten vereinfacht trail KI-Governance, beschleunigt den Prozess zur Zertifizierungsreife und hilft Unternehmen, verantwortungsvolle KI als Wettbewerbsvorteil zu nutzen.

Erfahren Sie mehr über trail’s Unterstützung bei der Implementierung und Zertifizierung nach ISO/IEC 42001 – oder kontaktieren Sie das Team, um Ihre individuelle Zertifizierungsstrategie zu besprechen.

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